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忘年会の案内メールの送り方!幹事必見の例文付き!出欠返信の例文も

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メール

年末が近づくにつれて「忘年会どうする?」という声が聞こえてきますね。

そして、ついに来ましたよ私にも・・・忘年会の幹事が!

会社の忘年会の幹事になってしまったら、親しいけれど年上の方や上司、大事なお客様へ忘年会のご案内をしなければいけません。

さらに、社外からの忘年会のお誘いが来た場合は出欠をどう伝えるのがいいのか・・・

うっかりミスを防ぐために、何かメールの例文があればいいのに!

ということで今回はビジネスシーンや年上の方に対して失礼のない忘年会のについてのメールの例文などをご紹介していきます。

忘年会の案内はメールでいいの?

メールやSNSを利用すれば簡単に忘年会の案内もできて、出欠の確認も簡単にできるので便利なのですが、メールやSNSはあくまでも略式です。

社内だけでの忘年会ならメールでもかまいませんが、大切な取引先のお客様などを招待する場合には、メールだけでなくハガキや手紙でご案内をするようにしましょう。

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メールでのマナー

最近はLINEなどのSNSの普及により、きちんとしたメールを送れない人が増えていると言われています。

最近の大学生の中には教授にメールを送る際に、宛名も挨拶もなく要件だけ書いて送ってしまうと言う人も少なくないようです。確かにSNSならばそれでも問題がないかもしれません。

しかしメールを送る際にはしっかりと宛名を書き、時候の挨拶等の挨拶を一言書き、自己紹介をした上で本題に入ると言うマナーが求められます。

また相手によってはしっかりと敬語を使う必要がありますし、件名もわかりやすいものにしましょう。大切なメールならば、件名を書かずに送ってしまうのはマナー違反です。

さらに、誰かからメールをもらってすぐに返信をしなければいけない場合は、必ず返信をするようにしましょう。

また、職場でメールを受け取り、そのメールに仕事の指示内容等が書かれていた場合は、そのメールを確かに受け取ったと言う返信をすることが大切です。

そのような返信がないと、メールが届いているのかわかりませんので、返信をすることによって「仕事ができる人」と言う印象を与えることができるのです。

忘年会の案内メールの基本マナーって?

件名は分かりやすく、簡潔に

件名には用件を分かりやすく簡潔にすることが大事です。社名や部署、団体名など入れるとさらに分かりやすいです。

例1:平成〇〇年度忘年会のご案内
例2:平成〇〇年 〇〇部署忘年会のご案内
例3:〇〇年度同期 忘年会のお知らせ

迷惑メールと思われるような紛らわしい件名にしないこと!

ダメな例:「お疲れ様です」「お世話になってます」「お知らせです」
「〈no subject〉」「Re:」

メールの本文は長過ぎず、簡潔に

メールの本文は長過ぎると読む方が大変になります。「挨拶」「日時」「場所(地図やお店のHP)」「参加費」「出欠の締切日」を最低限入れておけば、相手が疑問を持つことなく分かりやすい内容になります。

忘年会でゲームやイベントがあるなら、長くならない程度に内容を紹介すると、忘年会への楽しみが膨らむかもしれません。

社内宛の例文

社内各位
~社内忘年会のご案内~
お疲れ様です。
今年も忘年会を企画いたしました。
今回の幹事は〇〇が行いますのでよろしくお願いします。

早速ですが、忘年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
1. 日時  12月〇日(〇) 0時00分~
2. 場所  居酒屋「〇〇〇」
〇〇駅 東口 徒歩1分 tel.00-0000-0000
居酒屋「〇〇〇」のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 0,000円 女性 0,000円

当日は豪華賞品のゲームや催しなども企画しております。
お忙しい時期ではありますが、たくさんの参加をお待ちしております。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
〇月〇日までに 〇〇宛にお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。
※何かありましたらメールにてご質問ください。
………………………………
〇〇部 〇〇
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
………………………………

社外宛の例文

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

早いもので、年末のご挨拶をさせて頂く時期となりました。
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

来年も誠心誠意努力する所存ですので、より一層のご支援を
賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

つきましては、今年一年のご愛顧へのお礼を申し上げたく、
ささやかではありますが忘年会をご整えさせていただきました。

ご多忙とは存じますが、是非ともご出席いただけますようお願い申し上げます。
後ほどご都合をお伺わせていただきますが、まずは忘年会のご案内まで。

—————————記—————————–
1. 日時  12月〇日(〇) 19時30分~
2. 場所  店名「〇〇〇」
〇〇駅 東口 徒歩1分 tel.00-0000-0000
店名「〇〇〇」のHP http://xxxx.xxxx.xx

以上
……………………………………
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
……………………………………

親しい年上の方宛

今年もいよいよ残り少なくなり、心せわしい時期になりました。
さて、世間ではいよいよ忘年会シーズンの到来です。
今年は久々に年忘れの会を下記のとおり企画致しました。
時節柄ご多忙とは存じますが、ぜひともご参加下さいますよう
ご案内申し上げます。
—————————記—————————–
1. 日時  12月〇日(〇) 0時00分~
2. 場所  居酒屋「〇〇〇」
〇〇駅 東口 徒歩1分 tel.00-0000-0000
居酒屋「〇〇〇」のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 0,000円 女性 0,000円

なお、勝手ながら準備などもありますので〇月〇日までに
出欠の連絡を〇〇宛に返信してください。

 

忘年会の案内メールを送信した後は、たくさんの方から出欠の返信メールが来ますが、その際は「出欠を確認しました」というメールを返すことで、参加する方も安心して出席できると思います。

さらには、忘年会を楽しみにしてもらえるように「返信ありがとうございます。〇〇さん(様)のご参加を楽しみにしています」など一言添えてみるのもいいかもしれません。

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忘年会の案内メールが来た時の返信はどうしらいい?

忘年会の案内メール来た場合、出欠するかどうかを送ればいいだけじゃないの?と思う方もいますが、ビジネスシーンや親しい間柄であっても、ちょっとした気遣いや礼儀を忘れないようにしましょう。

年末が近づくにつれて誰もが忙しくなる中、忘年会の幹事を引き受けた方はお店探しや催し物などの準備もしないといけないので、とても大変です。

出欠の返信に、幹事さんへのねぎらいの言葉を添えましょう

出席する場合

〇〇さん(様)
〇月〇日の忘年会に喜んで参加させていただきます。
ご連絡を頂きありがとうございました。
幹事役お疲れさまです。当日はよろしくお願いします。
〇〇(名前)
※会社であれば社名・部署名も

欠席する場合 パターン1

〇〇さん(様)
忘年会のお誘い、どうもありがとうございます。
幹事役お疲れさまです。
大喜びで駆けつけたいところなのですが、どうしても都合が
つきませんでした。残念ですが、参加はご辞退致します。
また機会がありましたら、ぜひお声をかけてください。
〇〇(名前)
※会社であれば社名・部署名も

欠席する場合 パターン2

〇〇さん(様)
忘年会のお誘い、どうもありがとうございます。
せっかくの幹事の方々のお骨折りを無駄にして申し訳ありませんが、
その日は(〇〇)の用があり、どうしても出席できません。
出席された方々によろしくお伝えください。
〇〇(名前)
※会社であれば社名・部署名も

さいごに

返信の仕方まで書いてしまったのですが、ねぎらいの言葉が少しでもいいから入っている返信というのは幹事をしていて本当に心に沁みました(笑)。

色々と大変なんです!幹事さんは!

なかなか返信くれない人もいるので困ってしまうんですよね・・・(泣)。

そんな幹事さんのために例文をご紹介させていただきました。

一年を締めくくる大事な忘年会。誰もが楽しく参加できるように、大事な案内メールは「丁寧、分かりやすく、簡潔に」を心がけてみるといいでしょう。

2次会のセッティングもお忘れなく!

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